Última actualización: 17 de abril de 2019
Imprimir hojas de cálculo en Excel 2010 puede ser frustrante, especialmente si su hoja de cálculo se imprimirá en más de una página. Las columnas adicionales se pueden ejecutar en su propia página, los encabezados de las columnas solo se imprimen en la primera página y, en general, puede ser difícil asociar visualmente una celda con una fila o columna.
Al trabajar en una oficina e interactuar con varias personas que usan Excel en diferentes niveles de competencia, puedo decir que uno de los mayores problemas que tiene la mayoría de las personas es la forma en que se ve su hoja de cálculo cuando terminan con ella y hacen un examen físico. Copiar. La configuración de impresión predeterminada rara vez es ideal para lo que desea, y hay muchos términos de Excel que son muy similares entre sí y pueden resultar confusos.
Pero hay algunos cambios simples que puede aplicar a su hoja de cálculo de Excel para que se imprima mejor y sea más fácil de entender para sus lectores.
Mejor impresión de hojas de cálculo de Excel 2010
Este tutorial abordará algunas de las áreas clave que pueden ser más útiles para mejorar una hoja de cálculo de Excel impresa. Estas áreas incluyen:
- Ocultar columnas y filas innecesarias
- Agregar números de página al final de la página
- Ajuste de la orientación de la página
- Ajustar el tamaño del papel
- Ajustando los márgenes
- Impresión de cuadrículas
- Repitiendo la fila superior en cada página.
- Encajando todas sus columnas en una hoja
Si bien esto puede parecer mucho, en realidad puede realizar casi todos estos cambios desde un menú. Y una vez que se sienta cómodo con él, podrá aplicar todos estos cambios en solo unos segundos. El resultado será una hoja de cálculo que muestra los encabezados de las columnas en la parte superior de cada página, es fácil de leer y no requerirá que ajuste manualmente el tamaño de las columnas para evitar que se imprima una columna adicional en su propia página.
Ocultar columnas y filas innecesarias
Por lo general, me gusta comenzar aquí, especialmente cuando estoy tratando con una hoja de cálculo que creó otra persona. A menudo incluye información que no es relevante por la razón por la que se está imprimiendo la hoja de cálculo, y solo ayuda a crear confusión.
Puede ocultar una fila o columna haciendo clic con el botón derecho en la letra de la columna o el número de fila y luego haciendo clic en el Esconder opción.
Puede obtener más información sobre cómo ocultar columnas en este artículo.
Agregar números de página en la parte inferior de la página
Puede que esto no sea algo que todo el mundo deba hacer con sus hojas de cálculo, pero he descubierto que las hojas de cálculo grandes a menudo pueden verse muy similares de una página a otra. Los lectores también tienen el hábito de quitar las grapas y concentrarse en páginas individuales, lo que puede hacer que sea casi imposible volver a poner una hoja de cálculo en orden.
Paso 1: haga clic en Insertar en la parte superior de la ventana.
Paso 2: haga clic en Encabezado y pie de página en el Texto sección de la cinta de navegación.
Paso 3: Haga clic dentro de la sección de pie de página en la parte inferior de la página donde desea agregar el número de página.
Paso 4: haga clic en el Número de página botón en el Elementos de encabezado y pie de página sección de la cinta de navegación.
Mientras se encuentra en esta vista, ahora puede ser un buen momento para agregar un encabezado. Puede hacerlo simplemente haciendo clic dentro de la sección del encabezado donde desea agregar su información. Todo lo que agregue al encabezado se repite en cada página, por lo que este es un buen lugar para poner un título para la hoja de cálculo.
Puede obtener más información sobre cómo crear un encabezado en Excel 2010 aquí.
Para obtener información adicional sobre cómo agregar números de página en Excel 2010, puede leer aquí.
Ajustar la orientación de la página
Esta sección del tutorial es cuando vamos a abrir el Configuración de página menú, que contiene varias de las diferentes opciones de impresión que queremos ajustar.
Encuentro que la mayoría de las hojas de cálculo que imprimo se ven mucho mejor cuando se imprimen en orientación horizontal. Obviamente, esta es una elección que variará según sus propias necesidades, pero es algo que es simple de cambiar según sea necesario.
Paso 1: haga clic en el Diseño de página pestaña en la parte superior de la ventana.
Paso 2: haga clic en el Configuración de página en la esquina inferior derecha de la Configuración de página sección de la cinta de navegación.
Paso 3: haga clic en la orientación de la página que desea utilizar.
Vamos a permanecer en este menú durante el resto del tutorial, ¡así que no lo cierres todavía!
Ajuste del tamaño del papel
Si la mayoría de sus hojas de cálculo se imprimen mejor en la orientación horizontal, es posible que ocasionalmente haya documentos que sean incluso demasiado grandes para eso. Una buena solución para esto es utilizar papel de tamaño legal, que le permitirá ajustar aún más columnas en una página.
** Recordatorio: se accede a este menú haciendo clic en el Diseño de página pestaña, luego haga clic en el Configuración de página en la esquina inferior derecha de la Configuración de página sección de la cinta de navegación. **
Paso 1: haga clic en el menú desplegable a la derecha de Tamaño de papel, luego haga clic en el tamaño de papel deseado.
Ajustar los márgenes
El ajuste de los márgenes de la hoja de cálculo generalmente se hace porque desea incluir más información en la página. Entonces, para los propósitos de este tutorial, nuestro ejemplo a continuación reducirá los márgenes a un valor más bajo.
** Recordatorio: se accede a este menú haciendo clic en el Diseño de página pestaña, luego haga clic en el Configuración de página en la esquina inferior derecha de la Configuración de página sección de la cinta de navegación. **
Paso 1: haga clic en el Márgenes pestaña en la parte superior de la ventana.
Paso 2: haga clic en la flecha hacia abajo debajo Izquierda para reducir el tamaño del margen, luego repita para Correcto, Cima y Fondo. Notará que no he reducido mis márgenes a 0, ya que mi impresora tiene dificultades para imprimir documentos sin margen. Esto es común entre muchas impresoras, por lo que es posible que desee considerar también el uso de los tamaños de los márgenes en la imagen a continuación.
Imprimir líneas de cuadrícula
Este es uno de los cambios más importantes para realizar en una hoja de cálculo impresa, y es uno que hago en casi todo lo que imprimo desde Excel. Agregar líneas de cuadrícula hará que sea mucho más fácil para los lectores saber a qué columna y fila pertenece una celda, y puede ayudar a reducir errores.
** Recordatorio: se accede a este menú haciendo clic en el Diseño de página pestaña, luego haga clic en el Configuración de página en la esquina inferior derecha de la Configuración de página sección de la cinta de navegación. **
Paso 1: haga clic en el Hoja pestaña en la parte superior de la ventana.
Paso 2: marque la casilla a la izquierda de Líneas de cuadrícula.
Repitiendo la fila superior en cada página
Esta es otra configuración que puede aprovechar para organizar su hoja de cálculo. Imprimir la fila superior en cada página facilitará a los lectores saber a qué columna pertenece una celda, lo que ayudará a eliminar errores.
** Recordatorio: se accede a este menú haciendo clic en el Diseño de página pestaña, luego haga clic en el Configuración de página en la esquina inferior derecha de la Configuración de página sección de la cinta de navegación. **
Paso 1: haga clic dentro del Filas para repetir en la parte superior campo.
Paso 2: haga clic en la fila que desea repetir en la parte superior de cada página. En este ejemplo, estoy usando la fila 1.
Haga clic en el OK en la parte inferior de la ventana para guardar todos los cambios que acabamos de hacer, porque ahora hemos terminado con esta ventana.
Si desea repetir una columna en el lado izquierdo de cada página, puede leer cómo en este artículo.
Encajar todas sus columnas en una página
Esta es la última sección de nuestro tutorial, y es un cambio que vamos a realizar directamente desde el Impresión menú.
Paso 1: haga clic en el Archivo pestaña en la parte superior izquierda de la ventana.
Paso 2: haga clic en Impresión en la columna del lado izquierdo de la ventana.
Paso 3: haga clic en el Sin escala en el centro de la ventana, luego haga clic en el Encajar todas las columnas en una página opción.
Ahora debería tener una hoja de cálculo de Excel que se imprimirá en un formato simple y legible que atraerá a sus lectores. Si todo parece correcto en el Vista previa de impresión en el lado derecho de la ventana, luego puede hacer clic en el Impresión para comenzar a imprimir su hoja de cálculo optimizada.
Muchas de las opciones que discutimos en el artículo anterior también funcionarán en versiones más recientes de Excel. Y aunque muchas de estas secciones implican el uso de la sección Configuración de página, algunas de estas configuraciones también se pueden cambiar desde otras ubicaciones.
Por ejemplo, puede hacer clic en el Imprimir títulos botón en el Diseño de página pestaña y seleccione la fila superior de su hoja de cálculo para imprimir esa fila superior en cada página.
Además, encontrará opciones para incluir líneas de cuadrícula cuando imprima yendo a la Diseño de página pestaña y haciendo clic en el Impresión opción en Gridlines en el Opciones de hoja sección de la cinta.
¿Le gustaría imprimir una hoja de celdas vacías para una lista de verificación o un inventario manual? Aprenda cómo en Excel 2010.