Si recién está ingresando al mercado laboral, o si está buscando hacer un cambio de carrera, entonces probablemente haya determinado que muchos de los trabajos disponibles requieren algún tipo de capacitación en computación. El alcance real de las habilidades necesarias variará enormemente según el tipo de trabajo que desee, pero incluso los trabajos más básicos que lo coloquen frente a una computadora requerirán algunos conocimientos de Microsoft Excel.
Sin embargo, este requisito de trabajo no debería ser un impedimento total si no está familiarizado con el programa. Incluso si nunca antes ha usado Microsoft Excel en toda su vida, puede leer este artículo para ver qué debe tener como base cuando comience a solicitar trabajos que requieran algo de experiencia en Excel.
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Tabla de contenido ocultar 1 Familiarizarse con la interfaz y los términos de Excel 2 Tareas de clasificación de Excel que debe conocer para buscar trabajo 3 Opciones útiles de formato de visualización de Excel 4 Algunos cálculos y fórmulas básicos para Excel 5 Practique, practique, practique 6 Fuentes adicionalesFamiliarizarse con la interfaz y los términos de Excel
Las empresas tienen una tendencia a no realizar cambios o actualizaciones en su sistema hasta que se convierte en un problema, por lo que puede sorprenderle saber que muchas empresas todavía usan Microsoft Excel 2003. Ha habido varias actualizaciones de la versión completa desde entonces, pero Excel 2003 todavía lo ha hecho. una gran base de seguimiento e instalación.
Por lo tanto, cuando solicite un trabajo, es posible que necesite familiarizarse con varias versiones de Excel. Pero no importa qué versión de Microsoft Excel esté utilizando (las nuevas versiones se lanzan cada pocos años y se identifican por el año de su lanzamiento. Por ejemplo, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, o Microsoft Excel 2016) algunas cosas siempre serán las mismas. La mayor parte de la ventana de Excel estará ocupada por un patrón de pequeños rectángulos. Cada uno de estos rectángulos se llama celda, y están organizados en filas y columnas. Una fila es una serie horizontal de celdas, mientras que una columna es una serie vertical de celdas.
Haga clic en una de las celdas y puede escribir un número o letra, y lo que escribió se mostrará en la celda. La información en la celda se llama valor.
Puede organizar, ordenar y personalizar la apariencia de sus celdas y valores usando los menús en la parte superior de la pantalla.
La apariencia de los menús variará dependiendo de la versión de Excel que esté usando y, desafortunadamente, muchas compañías diferentes usan diferentes versiones del programa. Sin embargo, la mayor parte de la funcionalidad principal está implementada en cada versión, por lo que, siempre que esté familiarizado con lo que necesita hacer, debería poder ubicar la acción de menú necesaria.
Tareas de clasificación de Excel que debe conocer para la búsqueda de empleo
Ordenar una secuencia de celdas en Excel es una de las tareas más comunes que necesitará saber cuando use Excel en su nuevo trabajo y, si se le da una prueba previa a la contratación de sus competencias, probablemente se le presentará una prueba aleatoria. agrupación de datos que necesita organizar. Ya sea que desee ordenar alfabéticamente una lista de apellidos u organizar una serie de números de mayor a menor, Excel lo hace posible con solo hacer clic en un botón. Además, el método para ordenar palabras y números es el mismo, y puede elegir entre ordenar de menor a mayor o de mayor a menor.
Otra forma de ordenar sus datos es copiando y pegando información de su celda actual en la ubicación en la que realmente necesita esa información. Si alguna vez ha utilizado una función de copiar y pegar en cualquier programa, la de Excel funciona exactamente de la misma manera. Haga clic en una celda, luego presione Ctrl + C en su teclado para copiarlo (o Ctrl + X para cortarlo), luego haga clic en la celda de destino deseada y presione Ctrl + V para pegarlo.
Esto también funciona si desea copiar una fila, columna o grupo de celdas completo. Haga clic en el número de fila en el lado izquierdo de la ventana, la letra de la columna en la parte superior de la ventana, o use su mouse para resaltar las celdas deseadas, luego use los comandos de copiar y pegar definidos anteriormente.
Un último método de clasificación implica el uso de Esconder y Mostrar opciones en Excel. Esto le permite eliminar una fila o columna de la vista, sin eliminar ese rango de datos de la hoja de cálculo. Puede ocultar una fila o columna haciendo clic con el botón derecho en el número de fila o la letra de la columna y luego haciendo clic en el Esconder opción. Puede mostrar una fila o columna usando el mouse para seleccionar las filas o columnas antes y después de la serie oculta, hacer clic con el botón derecho en la selección y luego hacer clic en el Mostrar opción.
Opciones útiles de formato de visualización de Excel
Otro grupo de tareas de Excel que encontrará a diario gira en torno a ajustar la apariencia de sus celdas, así como la forma en que se imprimen. Cada versión de Excel le permite modificar el color de sus celdas, la apariencia de la fuente y el tamaño de sus celdas. Se puede acceder rápidamente a los cambios de color en todas las versiones de Excel haciendo clic con el botón derecho en la celda y luego eligiendo entre las opciones de formato en el menú de acceso directo.
Puede hacer clic con el botón derecho en un número de fila o en el nombre de una columna y luego elegir el altura de la fila o ancho de columna opción para especificar el tamaño de la fila o columna que desea modificar. Esta misma función funciona si selecciona un grupo de filas o columnas.
Un método final para formatear la apariencia de su archivo de Excel, específicamente para imprimir, es usar el Configuración de página menú. El Configuración de página El menú se encuentra haciendo clic en el Configuración de página en la esquina inferior derecha de la Configuración de página sección sobre el Diseño de página menú.
Este menú incluye opciones para que usted especifique la orientación de su página, los márgenes de la página, la información del encabezado y si desea imprimir o no líneas de cuadrícula en la página. Imprimir líneas de cuadrícula es un elemento sorprendentemente importante a considerar cuando imprime archivos de Excel, porque proporciona el mejor método para hacer que un documento impreso sea más legible. A menos que se indique específicamente que no lo haga, generalmente los incluyo de forma predeterminada.
Algunos cálculos y fórmulas básicos para Excel
Lo más común que encuentro con los archivos de Excel es simplemente sumar un montón de números. Esto es especialmente cierto en escenarios comerciales donde muchos pedidos e informes serán hojas de cálculo enormes con celdas que deben sumarse para determinar el valor total de una venta. Personalmente, he visto personas que agregan valores manualmente en Excel, lo que casi frustra el propósito del programa. Excel incluye un Autosuma botón, ubicado en el Fórmulas barra, que agregará una serie de números automáticamente. Haga clic en el Autosuma , resalte las celdas que desea agregar juntas, presione Ingresar. La suma total de las celdas se mostrará en la primera celda debajo o a la derecha de las celdas que seleccionó.
También puede escribir fórmulas en celdas para tener un poco más de control sobre dónde se muestra el total. Las fórmulas se componen típicamente en un formato como = A1 + A2, = A1-A2, = A1 * A2 o = A1 / A2. Si tiene curiosidad, puede escribir manualmente una función Autosuma usando el formato = SUMA (A1: A2).
Práctica práctica práctica
Como ocurre con casi todo lo demás en la vida, debe practicar para mejorar en Excel. Es posible que pueda realizar tareas específicas con dirección guiada, pero el valor real para un empleador potencial vendrá cuando pueda realizar sin problemas cualquiera de estas tareas de memoria. Esto dará como resultado un aumento de su productividad, lo que aumentará su valor. Además, a medida que continúe utilizando Excel, descubrirá otras formas de realizar tareas y aprenderá otros consejos y trucos útiles que le facilitarán la organización, clasificación y manipulación de grandes cantidades de datos en segundos.
Fuentes adicionales
- Mostrar la pestaña Desarrollador en Excel 2011
- Abrir archivos XML con Excel en Windows 7
- Cómo numerar filas automáticamente en Excel 2010
- Cómo exportar un archivo de hojas de Google para Microsoft Excel
- 5 razones para obtener una suscripción a Office 2013
- Fuente predeterminada de Excel en Excel para Office 365